Information about trading conditions:

1) Conditions or restrictions on the supply of goods or services, such as time limits or geographic scope, if applicable;

– Service nationwide

– From 8:00 am to 5:00 pm every day of the week except Sunday and public holidays according to the provisions of the Labor Law of Vietnam.

2) Return policy, including return period, method of return or exchange purchased, method of refund, cost of this return;

• When there is a request from the customer to receive the test sample back, the customer is responsible for specifying the required information on the test request form. The laboratory will receive information and store samples according to customer requirements. Sample return time is after 3-10 days of result return. Within 5 days from the date of return of results, if the customer does not come to receive the test sample, the laboratory will proceed to remove the sample.
• When there is a change in information and analysis criteria, customers are required to contact directly via email or mobile number to adjust information and receive a refund in case the laboratory has not processed samples or in case The laboratory’s method is not suitable for analysis, the laboratory will notify the customer to return the sample and receive a refund. Refund method: contact the sample receiving and accounting department to complete the refund procedure.
• For laboratory analysis services: all complaints and claims will be recorded and compared within 24 hours from the date of receipt of the request for investigation, we will compare the original records and respond with information/answers. customer inquiries.

3) Product warranty policy, if any; 

• Sample retention time after returning results is (3-7) days. During this time, if customers have questions and complaints about the information requested on the analysis request form and the information on the analysis results, please come directly to the center or send an email or contact directly with the sample receiving department with proof of the information of the request form and the result sheet. The laboratory will review and re-check the records. If there is an error from the data entry department when receiving the sample, the result sheet will be withdrawn and a new result will be sent to the customer. If the customer’s request form is correct with the information shown on the result, if you have a request to adjust new information, please return the old result and pay the cost of re-issuing a new result..
• After the above time, the laboratory will not be responsible for any arising cases.
• Ensure legality for laboratory analysis services: the results are valid on the test sample and have legal validity according to the provisions of standards and regulations on environment, wastewater, exhaust gas and drinking water. drink according to the law

4) Service standards, service delivery procedures, fee schedules and other terms relating to the provision of services, including conditions and limitations where applicable;

TiêuService standards: Always aiming for customer satisfaction

Service delivery process: Customers come to send samples at the laboratory

Bước 1: Nhận mẫu

• Yêu cầu khách hàng điền thông tin vào phiếu yêu cầu thử nghiệm. Kiểm tra sự đầy đủ của thông tin (Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế – nếu có yêu cầu xuất hóa đơn, tên mẫu, chỉ tiêu yêu cầu, ký tên). Nếu đầy đủ thông tin, cán bộ nhận mẫu ký xác nhận vào, nếu chưa đầy đủ yêu cầu KH bổ sung.
• Bộ phận nhận mẫu đưa lại khách hàng 1 bản Phiếu yêu cầu thử nghiệm
• Bộ phận nhận mẫu gởi yêu cầu xuất hóa đơn (nếu khách hàng yêu cầu), xuất phiếu thu tiền dựa trên những chỉ tiêu khách hàng gởi
• Bộ phận kế toán xuất hóa đơn điện tử vào email khách hàng.
• Bộ phận nhận mẫu, vào sổ nhận mẫu, tiến hành mã hóa mẫu và bàn giao mẫu cho bộ phận tiếp nhận của Phòng thí nghiệm (PTN)
• Bộ phận tiếp nhận mẫu của PTN, kiểm tra các chỉ tiêu và so sánh năng lực thực hiện để xác định các chỉ tiêu nằm ngoài năng lực phải đi gởi thầu phụ để đảm bảo tính chuẩn xác và pháp lý cho mẫu kiểm nghiệm
• Ký xác nhận nhận mẫu, ký xác nhận gởi mẫu thầu phụ (nếu có)

Bước 2: Chuyển mẫu

• Mẫu được chuyển lên PTN theo thông tin đã được mã hóa

Bước 3: Lưu mẫu chờ phân tích

• Mẫu sau khi chuyển về PTN, tiến hành phân tích mẻ mẫu khung giờ 9h sáng hằng ngày.
• Thời gian phân tích và điều kiện bảo quản mẫu chờ phân tích theo quy định của từng phương pháp thử của từng chỉ tiêu có trong nền mẫu.

Bước 4: Tiến hành phân tích

• Căn cứ vào Sổ bàn giao mẫu đã mã hóa, tiến hành thử nghiệm theo SOP đã được thẩm định của cơ quan chức năng (Bộ tài nguyên và Môi trường/ Bộ Y Tế/ Iso 17025:2017)
• Ghi chép kết quả, số liệu thực nghiệm, cách tính toán vào Phiếu ghi chép phân tích kèm theo các dữ liệu in ra từ thiết bị đo, nếu có (phổ đồ, sắc ký đồ, kết qua độ ẩm, bảng tính excel . . .)
• KNV trình bày kết quả vào Phiếu báo cáo kết quả viết tay

Bước 5: Kiểm tra kết quả

• QC Kiểm tra tính phù hợp kết quả trên Phiếu báo cáo kết quả, nếu có bất kỳ nghi ngại về phiếu báo về độ lệch chuẩn hay hiệu suất thu hồi, tiến hành kiểm nghiệm lại kết quả và rà soát lại toàn bộ quy trình phân tích.
• Đối chiếu áp quy chuẩn (nếu có)
• Bộ phận nhập kết quả  tiến hành nhập liệu trên phần mềm và đối chiếu với phiếu yêu cầu thử nghiệm của khách hàng trước khi chuyển trạng thái sang trưởng phòng thí nghiệm.
• Trưởng phòng thí nghiệm tiến hành duyệt và cho phép xuất bản in, trình ký nội dung phiếu kết quả.

Bước 6: Trình ký và chuyển kết quả lại bộ phận nhận mẫu

• Phiếu kết quả sau khi trình ký chuyển cho bộ phận nhận mẫu ban đầu
• Bộ phận nhận mẫu bàn giao kết quả cho khách trực tiếp tại văn phòng/ theo đường bưu chính.
• Tập hợp hồ sơ thử nghiệm chuyển cho TT/QLKT.

Bước 7: Lưu mẫu

• Mẫu được lưu trong vòng 3 ngày sau khi trả kết quả khách hàng hoặc được lưu theo yêu cầu khách hàng
• Mẫu lưu phải còn nguyên bao bì, nhãn.
• Mẫu sau khi lưu tiến hành hủy theo qui định.

5. Nghĩa vụ của người bán và nghĩa vụ của khách hàng trong mỗi giao dịch.

QCVN:

– Cung cấp kết quả kiểm nghiệm đáng tin cậy, đáp ứng thời gian trả kết quả nhanh chóng.

– Thực hiện theo năng lực đã được cơ quan chức năng thẩm định, các chỉ tiêu chưa được thẩm định buộc phải gởi mẫu và thể hiện trả kết quả của thầu phụ

–  Kiểm tra thông tin yêu cầu gởi mẫu

– Nghĩa vụ và trách nhiệm của 2 bên được ghi rõ trong hợp đồng kinh doanh và có xác nhận đầy đủ của hai bên (hỏa thuận giá cả về chi phí phân tích nhân công lấy mẫu và vận chuyển mẫu)

Khách hàng:

– Quý khách phải ghi đúng, rõ ràng và đầy đủ thông tin người gửi mẫu (công ty, cơ quan, cá nhân…) mã số thuế, tên mẫu, vị trí lấy mẫu để thuận tiện lập phiếu KQKN và hóa đơn. TTPT sẽ không thay đổi tên khách hàng, tên mẫu sau khi phát hành phiếu KQKN và hóa đơn. TTPT sẽ không chịu trách nhiệm về các thông tin liên quan đến mẫu, ký hiệu, nguồn gốc mẫu, tên khách hàng, các chỉ tiêu yêu cầu thí nghiệm do khách hàng cung cấp ở trên.

– Kiểm tra tính xác thực báo giá, xác nhận đồng ý với các thông tin về xuất hóa đơn

– Trường hợp khách hàng không yêu cầu phương pháp thử thì TTPT được quyền lựa chọn phương pháp thử phù hợp.

– Phiếu KQKN do TTPT phát hành chỉ có giá trị trên đối tượng thử nghiệm tại thời điểm thử nghiệm và không làm giảm trách nhiệm cũng như nghĩa vụ thuộc hợp đồng thương mại hay liên quan đến pháp lý khách hàng hay bên cung cấp đối tượng thử nghiệm