Thông tin về điều kiện giao dịch chung:
1) Các điều kiện hoặc hạn chế trong việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, như giới hạn về thời gian hay phạm vi địa lý, nếu có;
– Thực hiện dịch vụ trên toàn quốc
– Thời gian từ 8h-17h các ngày trong tuần trừ chủ nhật và các ngày lễ tết theo quy định của Luật Lao động Việt Nam
2) Chính sách hoàn trả, bao gồm thời hạn hoàn trả, phương thức trả hoặc đổi hàng đã mua, cách thức lấy lại tiền, chi phí cho việc hoàn trả này;
- Khi có yêu cầu của khách hàng về việc nhận lại mẫu thử nghiệm, khách hàng có trách nhiệm ghi rõ thông tin yêu cầu trên phiếu yêu cầu thử nghiệm. PTN sẽ nhận thông tin và lưu trữ mẫu theo đúng yêu cầu của khách hàng. Thời gian trả mẫu là sau thời gian trả kết quả 3-10 ngày. Trong 5 ngày kể từ ngày trả kết quả nếu khách hàng không đến nhận lại mẫu thử nghiệm thì PTN sẽ tiến hành hủy mẫu.
- Khi có thay đổi về thông tin và chỉ tiêu phân tích yêu cầu khách hàng liên hệ trực tiếp qua email hoặc số di động để điều chỉnh thông tin và nhận lại hoàn ứng trong trường hợp PTN chưa tiến hành xử lý mẫu hoặc trong trường hợp phương pháp của PTN không phù hợp để thực hiện phân tích, PTN sẽ có thông báo với khách hàng để nhận lại mẫu và nhận lại hoàn ứng. Cách thức hoàn ứng: liên hệ với bộ phận nhận mẫu và kế toán để làm thủ tục nhận lại hoàn ứng.
- Đối với dịch vụ phân tích thí nghiệm: mọi khiếu nại khiếu kiện sẽ được ghi nhận và đối chiếu trong vòng 24h kể từ khi nhận được yêu cầu tra soát, chúng tôi sẽ đối chiều hồ sơ gốc và phản hồi thông tin/ giải đáp thắc mắc khách hàng.
3) Chính sách bảo hành sản phẩm, nếu có;
- Thời gian lưu mẫu sau khi trả kết quả là (3-7) ngày. Trong khoảng thời gian này nếu khách hàng có thắc mắc và khiếu nại đối với thông tin yêu cầu trên phiếu yêu cầu phân tích và thông tin trên kết quả phân tích, Quý khách vui lòng đến trực tiếp trung tâm hoặc gởi email hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận nhận mẫu có chứng minh thông tin phiếu yêu cầu và phiếu kết quả. PTN sẽ tiến hành rà soát kiểm tra lại hồ sơ lưu. Nếu sai sót từ bộ phận nhập liệu lúc nhận mẫu, phiếu kết quả sẽ được thu hồi và gởi phiếu kết quả mới cho khách hàng. Nếu trên phiếu yêu cầu của khách hàng đúng với thông tin thể hiện trên kết quả, quý khách có yêu cầu điều chỉnh thông tin mới vui lòng hoàn lại kết quả cũ và thanh toán chi phí cấp lại kết quả mới.
- Sau thời gian trên PTN sẽ không chịu trách nhiệm đối với các trường hợp phát sinh.
- Đảm bảo tính chất pháp lý đối với dịch vụ phân tích thí nghiệm: kết quả có giá trị trên mẫu thử và có giá trị pháp lý theo quy định của tiêu chuẩn, quy chuẩn về môi trường, nước thải, khí thải và nước ăn uống theo quy định pháp luật
4) Các tiêu chuẩn dịch vụ, quy trình cung cấp dịch vụ, biểu phí và các điều khoản khác liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả những điều kiện và hạn chế nếu có;
Tiêu chuẩn dịch vụ: Luôn hướng đến sự hài lòng của khách hàng
Quy trình cung cấp dịch vụ: Khách hàng đến gởi mẫu tại phòng thí nghiệm
Bước 1: Nhận mẫu
- Yêu cầu khách hàng điền thông tin vào phiếu yêu cầu thử nghiệm. Kiểm tra sự đầy đủ của thông tin (Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế – nếu có yêu cầu xuất hóa đơn, tên mẫu, chỉ tiêu yêu cầu, ký tên). Nếu đầy đủ thông tin, cán bộ nhận mẫu ký xác nhận vào, nếu chưa đầy đủ yêu cầu KH bổ sung.
- Bộ phận nhận mẫu đưa lại khách hàng 1 bản Phiếu yêu cầu thử nghiệm
- Bộ phận nhận mẫu gởi yêu cầu xuất hóa đơn (nếu khách hàng yêu cầu), xuất phiếu thu tiền dựa trên những chỉ tiêu khách hàng gởi
- Bộ phận kế toán xuất hóa đơn điện tử vào email khách hàng.
- Bộ phận nhận mẫu, vào sổ nhận mẫu, tiến hành mã hóa mẫu và bàn giao mẫu cho bộ phận tiếp nhận của Phòng thí nghiệm (PTN)
- Bộ phận tiếp nhận mẫu của PTN, kiểm tra các chỉ tiêu và so sánh năng lực thực hiện để xác định các chỉ tiêu nằm ngoài năng lực phải đi gởi thầu phụ để đảm bảo tính chuẩn xác và pháp lý cho mẫu kiểm nghiệm
- Ký xác nhận nhận mẫu, ký xác nhận gởi mẫu thầu phụ (nếu có)
Bước 2: Chuyển mẫu
- Mẫu được chuyển lên PTN theo thông tin đã được mã hóa
Bước 3: Lưu mẫu chờ phân tích
- Mẫu sau khi chuyển về PTN, tiến hành phân tích mẻ mẫu khung giờ 9h sáng hằng ngày.
- Thời gian phân tích và điều kiện bảo quản mẫu chờ phân tích theo quy định của từng phương pháp thử của từng chỉ tiêu có trong nền mẫu.
Bước 4: Tiến hành phân tích
- Căn cứ vào Sổ bàn giao mẫu đã mã hóa, tiến hành thử nghiệm theo SOP đã được thẩm định của cơ quan chức năng (Bộ tài nguyên và Môi trường/ Bộ Y Tế/ Iso 17025:2017)
- Ghi chép kết quả, số liệu thực nghiệm, cách tính toán vào Phiếu ghi chép phân tích kèm theo các dữ liệu in ra từ thiết bị đo, nếu có (phổ đồ, sắc ký đồ, kết qua độ ẩm, bảng tính excel . . .)
- KNV trình bày kết quả vào Phiếu báo cáo kết quả viết tay
Bước 5: Kiểm tra kết quả
- QC Kiểm tra tính phù hợp kết quả trên Phiếu báo cáo kết quả, nếu có bất kỳ nghi ngại về phiếu báo về độ lệch chuẩn hay hiệu suất thu hồi, tiến hành kiểm nghiệm lại kết quả và rà soát lại toàn bộ quy trình phân tích.
- Đối chiếu áp quy chuẩn (nếu có)
- Bộ phận nhập kết quả tiến hành nhập liệu trên phần mềm và đối chiếu với phiếu yêu cầu thử nghiệm của khách hàng trước khi chuyển trạng thái sang trưởng phòng thí nghiệm.
- Trưởng phòng thí nghiệm tiến hành duyệt và cho phép xuất bản in, trình ký nội dung phiếu kết quả.
Bước 6: Trình ký và chuyển kết quả lại bộ phận nhận mẫu
- Phiếu kết quả sau khi trình ký chuyển cho bộ phận nhận mẫu ban đầu
- Bộ phận nhận mẫu bàn giao kết quả cho khách trực tiếp tại văn phòng/ theo đường bưu chính.
- Tập hợp hồ sơ thử nghiệm chuyển cho TT/QLKT.
Bước 7: Lưu mẫu
- Mẫu được lưu trong vòng 3 ngày sau khi trả kết quả khách hàng hoặc được lưu theo yêu cầu khách hàng
- Mẫu lưu phải còn nguyên bao bì, nhãn.
- Mẫu sau khi lưu tiến hành hủy theo qui định.
5. Nghĩa vụ của người bán và nghĩa vụ của khách hàng trong mỗi giao dịch.
QCVN:
– Cung cấp kết quả kiểm nghiệm đáng tin cậy, đáp ứng thời gian trả kết quả nhanh chóng.
– Thực hiện theo năng lực đã được cơ quan chức năng thẩm định, các chỉ tiêu chưa được thẩm định buộc phải gởi mẫu và thể hiện trả kết quả của thầu phụ
– Kiểm tra thông tin yêu cầu gởi mẫu
– Nghĩa vụ và trách nhiệm của 2 bên được ghi rõ trong hợp đồng kinh doanh và có xác nhận đầy đủ của hai bên (hỏa thuận giá cả về chi phí phân tích nhân công lấy mẫu và vận chuyển mẫu)
Khách hàng:
– Quý khách phải ghi đúng, rõ ràng và đầy đủ thông tin người gửi mẫu (công ty, cơ quan, cá nhân…) mã số thuế, tên mẫu, vị trí lấy mẫu để thuận tiện lập phiếu KQKN và hóa đơn. TTPT sẽ không thay đổi tên khách hàng, tên mẫu sau khi phát hành phiếu KQKN và hóa đơn. TTPT sẽ không chịu trách nhiệm về các thông tin liên quan đến mẫu, ký hiệu, nguồn gốc mẫu, tên khách hàng, các chỉ tiêu yêu cầu thí nghiệm do khách hàng cung cấp ở trên.
– Kiểm tra tính xác thực báo giá, xác nhận đồng ý với các thông tin về xuất hóa đơn
– Trường hợp khách hàng không yêu cầu phương pháp thử thì TTPT được quyền lựa chọn phương pháp thử phù hợp.
– Phiếu KQKN do TTPT phát hành chỉ có giá trị trên đối tượng thử nghiệm tại thời điểm thử nghiệm và không làm giảm trách nhiệm cũng như nghĩa vụ thuộc hợp đồng thương mại hay liên quan đến pháp lý khách hàng hay bên cung cấp đối tượng thử nghiệm
